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Gestion des données de référence : Le guide ultime pour tout comprendre

Par Fabrice Hévin , le 8 octobre 2022 - 11 minutes de lecture
comment gerer les donnees de reference

Autrefois, l’amour faisait tourner le monde. Mais aujourd’hui, c’est le travail des données. Les entreprises s’appuient sur les données pour en savoir plus sur les marchés et les clients, prendre des décisions commerciales et rester compétitives dans leur secteur.

Les entreprises ont besoin d’une stratégie de gestion des données de référence (MDM) pour garder toutes ces informations organisées, mais c’est plus facile à dire qu’à faire. IDC estime que la quantité de données créées au cours des trois prochaines années sera égale à la quantité de données créées au cours des 30 dernières années. Elle dépassera bientôt la capacité de stockage. Les données d’entreprise, en particulier, augmentent à un rythme effréné. Cela les rend plus difficiles à organiser et à contrôler.

Voici une autre couche de complexité. Gartner estime que les entreprises perdent en moyenne 15 millions de dollars par an en raison de la mauvaise qualité des données. La gestion des données est un défi que nous ne pouvons pas nous permettre d’ignorer. Pour le relever, il faut d’abord avoir une meilleure maîtrise de MDM.

Dans cet article, nous allons plonger dans les bases de la gestion des données de référence et de son utilisation. Nous partagerons également des conseils pour centraliser votre stratégie.

Qu’est-ce que les données de base ?

Les données de base sont définies comme étant une source unique de vérité. Il s'agit d'un ensemble de données cohérent, uniforme et fiable qui fournit un contexte à une entreprise. Pensez à une clé maîtresse. La plupart des clés peuvent déverrouiller une porte, mais un passe-partout offre un accès illimité à l'ensemble d'une installation.

Par exemple, les données de base sont les informations qui soutiennent les données transactionnelles, qui couvrent les processus commerciaux comme les ventes et l’expédition. Elles comprennent des données sur les entités commerciales, les événements, les processus, et plus encore. Les types de données de base incluent, mais ne sont pas limités à :

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  • Les données personnelles
  • Données de référence
  • Données d’expédition et de localisation
  • Données sur le parcours client
  • Données sur les équipes de vente

Les informations sur lesquelles vous vous appuyez pour diriger votre entreprise ? Ce sont les données de base.

Qu’est-ce que la gestion des données de référence ?

La gestion des données de référence intègre les données dans un format prévisible, utilisable et organisé, donnant aux entreprises un point de référence unique. Les utilisateurs commerciaux et informatiques travaillent ensemble pour s’assurer que les données d’une organisation sont :

  • Uniformes
  • Précises
  • Cohérentes
  • Responsables

Chaque organisation a des préférences et des stratégies différentes pour gérer une base de données. Mais toutes les organisations ont besoin d’un hub centralisé et visuel qui permet aux utilisateurs professionnels d’analyser et d’interpréter les big data en temps réel.

Exemples de gestion des données de référence

Il existe de nombreux types de MDM, mais voici quelques-uns des plus courants :

Gestion des données de base des produits

La MDM des produits gère les informations liées aux produits et services. Cela peut inclure des données de base liées à tout, de la catégorisation et de l’inventaire au développement et au soutien des produits.

Gestion des données de base des clients

Cette MDM englobe les données de base liées à vos clients et utilisateurs. Cela peut inclure la gestion d’informations personnelles sensibles comme les noms, les adresses, les historiques d’achat, les profils de clients et d’autres événements commerciaux impliquant des clients.

Gestion des données de base des actifs

Comme son nom l’indique, cette MDM concerne tous les actifs. Fixes et courants, tangibles et intangibles, qui jouent un rôle dans les opérations de votre entreprise. Quelques exemples de données impliquées dans la gestion des données de référence des actifs incluent l’évaluation, la dépréciation, les emplacements et les conditions contractuelles.

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Quels sont les avantages de la gestion des données de référence ?

Pour mieux expliquer les avantages de la MDM, examinons plus en profondeur une poignée de cas d’utilisation.

Suivi des performances en temps réel

Cela vous aide à présenter des informations complexes avec des tableaux de bord visuels cohérents et interactifs. Les solutions de gestion des données vous aident souvent à créer des écrans ou des tableaux de bord illimités et personnalisés. Avec ces tableaux de bord, vous pouvez voir une vue d'ensemble des données et approfondir les informations, si nécessaire. Les points de données apparaissent en temps réel, et les visualisations se mettent automatiquement à jour en réponse aux changements de données.

Cela permet aux utilisateurs d’accéder rapidement à des aperçus et des signaux critiques pour :

  • Une connaissance dynamique de la situation ;
  • Réponses en cours de réunion ;
  • Suivi des performances ;
  • Une prise de décision plus intelligente.

Les mises à jour en temps réel dans les solutions de gestion centralisée des données garantissent l’exactitude des métriques et des KPI.

La plupart de ces outils disposent de fonctions de partage de liens qui permettent aux cadres de partager :

  • Des aperçus en temps réel ;
  • Métriques ;
  • Visualisations ;
  • Commentaires personnalisés.

Vous pouvez gérer et partager tout cela avec n’importe qui, depuis n’importe quel appareil, partout dans le monde. Votre équipe sera toujours au courant. Ils peuvent faire pivoter les stratégies pour s’assurer que votre marque reste pertinente et compétitive en se basant sur des analyses de données en temps réel.

Sources de données unifiées

Les outils d’analyse de données centralisés peuvent rassembler des données provenant de :

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  • Vos propres applications ;
  • Systèmes d’entreprise tiers ;
  • Nouvelles en ligne ;
  • Conversations sur les médias sociaux ;
  • Offres d’emploi ;
  • Dépôts financiers ;
  • Dépôts de brevets ;
  • Avis sur les produits, et plus encore.

Avec les bons outils, les données se combinent pour visualiser l’histoire complète de votre marque, votre position concurrentielle, votre expérience client et la segmentation de votre public.

Les solutions de gestion des données clients et les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont souvent personnalisables. Vous pouvez les configurer pour une variété de cas d’utilisation à travers les fonctions commerciales.

Des informations cruciales pour l’entreprise et exploitables

Les données critiques ne devraient pas exister dans des silos de données. Si vous les traitez comme telles, vous courez le risque d’étudier des chiffres fantaisistes. Puisque les données n’existent pas de manière isolée, les équipes ne devraient pas non plus. La MDM unifie les informations pour vous donner accès à l’image complète.

Par exemple, les idées trouvées via la surveillance des médias comptent beaucoup pour les professionnels de la martech. Mais ces données peuvent également éclairer les décisions commerciales essentielles au-delà de la gestion de la marque, telles que :

  • La création d’un avantage concurrentiel par l’atténuation des risques de la chaîne d’approvisionnement
  • Optimiser les processus
  • Améliorer l’expérience client et la personnalisation
  • Repérer les tendances

En combinant les sources de données de première et de seconde main, vous pouvez mieux analyser votre position, la concurrence et les consommateurs. Vous pouvez éliminer les angles morts et identifier les menaces et les opportunités en développement.

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Qu’est-ce que la stratégie de gestion des données de référence ?

La stratégie est le fondement de la réussite de votre process. Sans un ensemble de normes et de principes de qualité des données à l'échelle de l'entreprise, aucune organisation ne peut disposer d'une source de vérité unique et claire pour ses opérations.

Avant tout, ces stratégies sont élaborées en fonction des objectifs et des cibles d’une entreprise. Elles optimisent les systèmes de gérance et de gestion des données actuellement en place ou les remanient complètement, souvent à l’aide de plateformes de gestion des données (DMP).

Certains éléments de votre stratégie de MDM peuvent inclure des plans autour de :

  • L’intégration des données, en fusionnant des données critiques cloisonnées en une source unique.
  • La migration des données, en déplaçant les données critiques de différents canaux vers une plateforme de gestion des données de référence tout-en-un.
  • La gestion des données, pour standardiser les processus de gestion à travers les points de contact et permettre une collecte de données de haute qualité.
  • La propriété, pour établir les parties prenantes et les gestionnaires responsables des données de référence et de la stratégie.

L’apport des bons décideurs et parties prenantes garantira une stratégie qui fonctionne pour tout le monde.

Choisir un cadre de gestion des données de référence

Le choix du cadre de votre système de MDM est une partie essentielle d’une stratégie efficace. Les cadres de ceux-ci varient en fonction des objectifs, des processus et des besoins, mais ils se classent généralement dans l’un des trois types suivants :

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  • Référentiel : un stockage centralisé pour toutes les données de base.
  • Registre : un stockage de données qui pointe vers l’endroit où sont stockées les données de base
  • Hybride : une combinaison de référentiel et de registre.

Les organisations doivent tenir compte de facteurs tels que les processus de collecte de données et la fréquence de mise à jour lorsqu’elles choisissent un framework MDM. En général, les frameworks de référentiel sont les meilleurs pour les entreprises qui cherchent à optimiser les flux de travail et à éliminer les démarches en utilisant des solutions tout-en-un.

Suivre les meilleures pratiques de gestion des données de référence

Aucune stratégie n’est complète sans un ensemble clair de meilleures pratiques pour aller de pair avec un cadre de MDM.

En termes simples, les meilleures pratiques sont les recommandations, les directives, les techniques et les méthodes qui régissent la façon dont les solutions de gestion des données de référence sont mises en œuvre, gérées et utilisées. Les gestionnaires et les responsables des données élaborent les meilleures pratiques en fonction de l'expérience passée et des modèles observés.

Grâce aux meilleures pratiques, les stratégies et systèmes de MDM peuvent tirer parti des connaissances organisationnelles recueillies pour assurer le succès futur.

Comment les solutions de gestion des données de référence peuvent-elles aider mon organisation ?

D’innombrables marques mondiales utilisent des logiciels pour de nombreux cas d’utilisation. En voici quelques exemples :

  • La visualisation de données clients complexes pour améliorer la prise de décision basée sur les données.
  • Relier les points entre des types de données et des canaux disparates
  • Repérer les tendances et les modèles
  • Aligner les principaux moteurs de l’entreprise
  • Rationaliser le reporting
  • Obtenir des informations interservices sans précédent qui peuvent aider à préparer l’avenir de l’organisation.
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Quels sont les outils de gestion des données de référence disponibles ?

L’analyse des données était traditionnellement une activité qui empêchait les professionnels de dormir la nuit, mais grâce aux progrès de la technologie, il existe une pléthore d’outils MDM qui éliminent le casse-tête de l’analyse centralisée des données. Les entreprises doivent prendre en compte leurs besoins et leurs objectifs lorsqu’elles choisissent une solution, car il existe de nombreux produits sur le marché qui répondent à des cas d’utilisation spécifiques.

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