Vous vous sentez dépassé par la tâche ardue de transformer un document Word en une présentation PowerPoint ? Pas de panique, le process n’est pas si laborieux qu’il n’y parait.
Dans ce article, nous allons vous montrer à quel point il est facile de convertir rapidement votre document Word existant en une présentation multimédia passionnante et accrocheuse qui impressionnera n’importe quel audience. Grâce à notre guide étape par étape, vous n’aurez pas à passer des heures à chercher comment réaliser ce projet. En un rien de temps, vous aurez transformé vos informations d’un document texte statique en une présentation dynamique et visuellement stimulante qui ne manquera pas d’impressionner.
Prenez note de ces contraintes avant de commencer
Le processus de conversion facile créé par Microsoft a ses limites. Prenez note de celles-ci avant de vous lancer dans un processus de conversion :
- Microsoft ne le propose actuellement qu’aux utilisateurs anglais.
- Vous ne pouvez effectuer ce processus que via Word for the web.
- Le service ne fonctionne pas lorsque vous utilisez Internet Explorer ou Safari.
- Plus le fichier est volumineux, plus le temps de traitement lors de la conversion est long.
- Toutes les polices et tous les styles ne seront pas transférés.
Utilisez ces 4 étapes faciles pour convertir votre document Word en PowerPoint
La conversion manuelle d’un fichier Word en slides est un processus qui prend beaucoup de temps. L’utilisation de la fonction intégrée de Microsoft Office offre une solution bien plus efficace.
1. Préparez le document
Étant donné que Microsoft recommande d’utiliser des documents Word en texte seul pour le processus de conversion, il se peut qu’il faille les modifier un peu. L’entreprise technologique explique également qu’une fois la conversion terminée, les titres des slides de votre présentation PowerPoint correspondront aux titres de votre document. Pensez à suivre les étapes suivantes :
- Créez une copie du document Word pour le modifier.
- Réorganisez les en-têtes pour réduire les sous-titres et le nombre de mots.
- Raccourcissez les paragraphes et supprimez certains paragraphes d’introduction.
- Supprimez tous les médias hors texte, tels que les photos ou les graphiques.
- Si vous avez utilisé une police personnalisée, reformatez-la en une police par défaut.
2. Ouvrir Word pour le Web
Microsoft offre un moyen principal de transformer des documents Word en slides PowerPoint. Il est parfois fait mention de l’importation, mais l’option n’exporte que depuis Word. Si vous n’en avez pas déjà un, téléchargez et installez un navigateur compatible, tel que Chrome. Si vous utilisez un PC d’entreprise, vous aurez peut-être besoin d’autorisations d’administration ou d’une assistance informatique.
Si vous ne recevez pas l’assistance informatique ou les autorisations administratives à temps, vous pourriez être tenté de procéder via un appareil personnel. Avant de le faire, considérez le niveau de confidentialité du document. L’utilisation d’un appareil personnel pour transférer des données d’entreprise pourrait poser un risque de sécurité.
Une fois terminé, allez dans Fichier > Exporter > Exporter vers une présentation PowerPoint.
3. Exporter vers une présentation
Lorsque cette fenêtre se lance, elle vous demande de choisir une esthétique pour votre présentation. C’est à ce stade que beaucoup de personnes se retrouvent bloquées lors de la création de présentations. La chose la plus importante à prendre en compte est le format de votre document Word et la forme attendue du document PowerPoint. Par exemple, créez-vous une présentation ou un rapport ? Choisissez en conséquence.
Tenez également compte du public lorsque vous choisissez une esthétique. Des fleurs ou de la peinture à l’aquarelle peuvent être parfaites pour des présentations lors d’événements sociaux, mais elles ne conviennent peut-être pas aussi bien pour présenter à des clients professionnels. À moins, bien sûr, que vous ne travailliez dans le secteur de l’art et du jardinage. Une fois que vous avez choisi un thème, le processus de conversion commence.
4. Ouvrir la présentation
Votre ordinateur enregistre généralement la présentation PowerPoint dans votre dossier racine OneDrive. Toutefois, il est facile de la retrouver via le bouton Ouvrir la présentation une fois terminée. Ce bouton permet d’ouvrir la présentation dans un nouvel onglet. Cliquez sur le nom par défaut fourni pour le renommer. Si vous souhaitez ajouter des photos, des graphiques ou des animations, c’est le moment de le faire.
Savoir quand convertir un document Word en une présentation
Les slides PowerPoint sont souvent beaucoup plus faciles à suivre que les documents Word. Cependant, elles n’offrent pas d’excellentes solutions de conversion pour les documents verbeux. Par conséquent, il est essentiel de déterminer si une conversion ou une réaffectation complète du fichier Word est ce qui vous permettra d’obtenir les résultats que vous recherchez.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’informations d’entreprise qui conviendraient mieux sous forme de slide PowerPoint :
- Documents de formation, en particulier pour les nouvelles recrues
- Tutoriels créés pour réduire les courbes d’apprentissage après des mises à niveau technologiques ou des changements de processus
- Rapports d’activité de l’entreprise, en particulier pour les cadres très occupés
- Plans d’affaires, lorsqu’ils accompagnent le fichier Word détaillé
- Propositions commerciales, en particulier pour les projets complexes avec des demandes de budget importantes.
Conclusion
La création de présentations est un excellent moyen d’informer et d’éduquer un public. Et, lors de la conversion de documents Word en slides PowerPoint, le processus commence par la compréhension du format des deux fichiers et des attentes du public. Il est également important de déterminer si la conversion, ou la réaffectation du contenu, est nécessaire pour obtenir le résultat souhaité. Dans cette optique, les slides PowerPoint peuvent vous aider à captiver votre public tout en minimisant les distractions. Bonne création !
FAQ à propos de la conversion d’un fichier Word en PowerPoint
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Pour convertir un document Word en une présentation PowerPoint, ouvrez le fichier dans Microsoft Word et allez dans Fichier u003e Exporter u003e Exporter vers PowerPoint. Ensuite, choisissez une esthétique pour votre présentation en fonction du format de votre document et des attentes de votre public. Enfin, ouvrez la présentation enregistrée à partir de OneDrive ou via le bouton Ouvrir la présentation une fois qu’elle est terminée.
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Les supports de formation, les didacticiels créés pour réduire les courbes d’apprentissage après des mises à niveau technologiques ou des changements de processus, les rapports d’activité de l’entreprise, les Business plan et les propositions commerciales sont tous mieux adaptés aux slides PowerPoint.
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Lorsque vous convertissez un document Word en une présentation PowerPoint, il est important de tenir compte du format des deux fichiers et des attentes de votre public. Si les informations contenues dans le fichier Word sont verbeuses ou complexes, vous devrez peut-être réorienter une partie du contenu au lieu de simplement le convertir.
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Parmi les conseils pour créer des slides PowerPoint efficaces, citons l’utilisation de visuels de haute qualité, l’organisation du contenu de manière logique et succincte, la réduction du texte au minimum et l’absence de surcharge d’animations. En outre, évitez les slides chargées de texte et utilisez des images pertinentes chaque fois que possible pour maintenir l’attention de votre public.
