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Frais professionnels : tout ce que vous devez savoir

Par Fabrice , le 12 mai 2022 , mis à jour le 14 mai 2022 - 5 minutes de lecture
tout savoir sur les frais professionnels
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Les dépenses professionnelles vous laissent-elles perplexe ? Vous n’êtes pas seul. Dans cet article, vous découvrirez tout ce que vous devez savoir sur les frais professionnels. Nous aborderons les différents types de dépenses et la façon dont elles s’appliquent aux différents types d’employés. Que vous soyez salarié ou indépendant, vous comprendrez mieux ce qui constitue une dépense professionnelle.

Que sont les frais professionnels ?

Dans un premier temps, que sont les frais professionnels ? Pour essayer d’être bref, ce sont les coûts qu’un employé accumule dans le cadre de son travail. Il peut s’agir de choses comme les repas et les déplacements (y compris l’hébergement et le transport), qui sont nécessaires pour accomplir des tâches liées au travail. De nos jours, de plus en plus d’entreprises ont recours au télétravail, ce qui entraîne parfois des dépenses liées à ce mode de fonctionnement (par exemple, une indemnité de déplacement).

Il est important de savoir que ces dépenses doivent être supportées par l’entreprise, et non par le salarié. Il y a bien sûr des exceptions à cette règle, mais en général, c’est à l’entreprise qu’il incombe de rembourser les employés pour leurs frais professionnels. Vous devrez les déclarer sur vos impôts, et vous pouvez le faire en utilisant soit les frais réels, soit une déduction forfaitaire.

Enfin, certains employeurs proposent à leurs salariés la DFS (Déduction Forfaitaire Spéciale), qui a pour but de réduire les cotisations de sécurité sociale. Pour bénéficier de cette déduction spéciale, l’employé doit toutefois travailler dans certains domaines, tels que le transport, la construction ou la publicité, c’est-à-dire tous les emplois où les frais professionnels ont tendance à être élevés.

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Quelles sont les dépenses professionnelles courantes ?

Il existe de nombreux types de dépenses professionnelles, mais voici quelques-unes des plus courantes :

Les repas

Les frais de repas sont un type courant de dépenses professionnelles. Ils peuvent inclure à la fois de la nourriture et des boissons, et ils sont souvent nécessaires pour effectuer des tâches liées au travail. De nombreuses entreprises ont des politiques de télétravail, ce qui amène parfois les employés à travailler à domicile. Dans ces cas, les frais de repas peuvent être une déduction pour les dépenses. Il est important de savoir que ces frais doivent être supportés par l’entreprise, et non par le salarié. Il existe bien sûr des exceptions à cette règle mais en général, c’est à l’entreprise qu’il incombe de rembourser les employés pour leurs frais professionnels.

Les déplacements

Les frais de déplacement sont un autre type courant de dépenses professionnelles. Ils peuvent comprendre les billets d’avion, l’hébergement à l’hôtel, la location de voitures, etc. Si vous êtes un vendeur, par exemple, vous pouvez être amené à vous déplacer pour rencontrer des clients. Dans ce cas, votre employeur sera chargé de vous rembourser vos frais de déplacement.

Logement

Si vous devez séjourner à l’hôtel pour votre travail, votre employeur doit vous rembourser vos frais de logement. C’est souvent le cas pour les vendeurs ou d’autres employés qui doivent se déplacer fréquemment.

Formation

De nombreux employeurs remboursent à leurs employés les frais de formation. Il peut s’agir de frais de scolarité, de livres et d’autres matériels nécessaires à la formation. Si vous êtes obligé de suivre un cours pour rester à jour dans votre travail, votre employeur vous remboursera probablement vos frais.

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Comment les frais professionnels sont-ils pris en charge?

Pour commencer, les frais professionnels sont presque toujours à la charge de l’employé. Il peut être amené à dépenser son propre argent pour bien faire son travail. Ces dépenses qui découlent du travail doivent être rendues à l’employé par son employeur.

Dans certains cas, l’employeur voudra inscrire dans le contrat que l’employé est responsable des dépenses professionnelles. En contrepartie, il vous versera une somme d’argent fixe à l’avance. Cependant, si vous dépensez plus que ce qui vous a été donné, vous devrez le payer de votre poche.

Il y a 2 types de frais professionnels : réels et forfaitaires. Votre employeur peut vous rembourser dans les deux cas, mais il est important de connaître la différence.

Si votre remboursement est basé sur les frais réels, vous devez alors présenter à votre employeur des documents tels que des factures. C’est généralement le cas pour les frais de déplacement ou de logement liés au travail. En revanche, si votre employeur vous verse une indemnité forfaitaire, vous recevrez une somme d’argent prédéterminée qui ne nécessite aucune pièce justificative. Ce type de remboursement apparaît souvent dans les contrats de travail.

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