En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes constamment à la recherche de moyens qui pourront vous aider à vous démarquer.
Avec la concurrence toujours plus rude sur le marché, vous devez veiller sans relâche à l’évolution et aux besoins des clients. Envisagez-vous d’apporter du changement en mettant en place un plan stratégique de transformation ? Pour cela, il est nécessaire d’adapter son cadre en fonction des enjeux et du contexte. Vous devez également vous assurer que la gouvernance et l’organisation sont bien adaptées. Cependant, comment piloter efficacement son programme de transformation afin d’éviter les risques ?
Élaborez des fiches de cadrage pour un bon programme de transformation
Pour établir un plan de transformation, certaines étapes sont nécessaires pour assurer la réussite de l’élaboration du programme. La première étape concerne les fiches de cadrage. Il s’agit d’un document pour l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet de transformation. Ces fiches vous permettent de planifier par étape les indispensables à faire pour la réalisation du projet, en fonction des objectifs prédéfinis.
Une fiche de cadrage est surtout primordiale pour avoir une présentation rapide des risques et des enjeux de l’ensemble des actions que vous envisagez d’entreprendre. La prise de décision est facilitée, mais vous aurez par ailleurs une vision claire de l’avancée des programmes. Les fiches de cadrage sont un excellent moyen pour vous de présenter et d’expliquer le projet avec tous les détails utiles. Elles décrivent les phases de réalisation, les solutions à mettre en place, les contraintes et les aspects à considérer.
Quant au contenu d’une fiche de cadrage, celle-ci doit stipuler le cadre et l’énoncé du projet, les aspects financiers, tels que le coût, le budget et la rentabilité. Doivent également y être mentionnés : l’identité du client, les délais et les calendriers, les étapes de réalisation, les ressources à disposition et celles manquantes. Sans oublier que ces fiches doivent être lisibles, compréhensibles, et surtout accessibles aux intervenants du projet. Cette démarche peut donc sembler complexe. Toutefois, il existe des solutions pertinentes pour gérer ce processus. Comme on peut le voir sur le site Airsaas.io, il est possible de trouver des outils pour faciliter votre programme de transformation.
Suivez l’évolution des risques dans le cadre de votre programme
Une fois la fiche de cadrage établie, il faut ensuite avoir un suivi de l’évolution des risques. Cette phase est d’autant plus importante pour garantir la réussite du programme de transformation. La gestion des risques implique l’identification de l’ensemble des contraintes et risques, afin de mettre en place les actions correctives et préventives. Il est même conseillé d’envisager un plan de secours pour chaque situation.
Les risques peuvent se présenter sous différentes formes, notamment :
- les risques humains,
- les risques techniques,
- les risques relatifs aux délais,
- les risques juridiques,
- les risques intrinsèques.
Une fois l’ensemble des risques catégorisés et identifiés, le suivi de leur évolution s’ensuit. Pour cela, il est conseillé d’utiliser une matrice d’évaluation.
Générez des rapports flash automatiquement pour une meilleure vision
Pour avoir une meilleure vision de l’évolution du projet, il est fort recommandé de générer des rapports automatiques. Il s’agit d’un document qui vous fournit une vision synthétique et macro de votre projet, avec une date précise. Il peut être considéré comme un document de reporting de revues, très utile pour le comité de pilotage du projet. Il est à souligner qu’un projet se distingue d’un autre par des objectifs propres à atteindre, des ressources à mobiliser et des actions à déployer pour sa réalisation.
Il est tout aussi nécessaire de définir une date de début et une date de fin. Un rapport flash à date butoir permet de se mobiliser et de communiquer sur toutes les facettes du projet. Si besoin, faites-vous accompagner par un expert pour assurer la réussite de votre programme de transformation.
