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Comment choisir un logiciel de caisse pour son entreprise ?

Par Fabrice , le 13 mai 2022 , mis à jour le 13 mai 2022 - 9 minutes de lecture
logiciel de caisse enregistreur commercants
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Faire le choix du meilleur logiciel de caisse pour votre entreprise n’est pas évident, il peut être difficile de savoir par où commencer. Après tout, il y a tellement d’options différentes disponibles de nos jours. Cependant, en comprenant les facteurs clés que vous devez prendre en compte, vous pouvez prendre une décision éclairée qui répondra parfaitement à vos besoins. Dans cet article, nous allons examiner de plus près certains des critères les plus importants à prendre en compte lorsque vous choisissez un logiciel de caisse. Continuez à lire pour en savoir plus !

Quels types de logiciels de caisse peut-on trouver sur le marché ?

Il existe de nombreux types de logiciels de caisse sur le marché, chacun étant conçu pour répondre à un besoin ou une solution spécifique. Certains sont plus avancés que d’autres, tandis que d’autres peuvent être plus conviviaux. Il est important d’examiner toutes les possibilités qui s’offrent à vous avant de prendre une décision quant au logiciel qui vous convient le mieux, à vous et à votre entreprise.

Les systèmes traditionnels

La mécanographie est la technologie qui se cache derrière la caisse enregistreuse traditionnelle. Elle implique l’utilisation de pièces mécaniques pour créer un appareil capable de suivre les transactions et de délivrer des reçus. Les premières caisses ont été inventées au début des années 1800, et elles sont rapidement devenues un élément essentiel des entreprises du monde entier. Aujourd’hui, les caisses enregistreuses électroniques modernes ont largement remplacé leurs prédécesseurs mécaniques. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent encore des styles traditionnels, notamment pour les petites transactions. Bien qu’ils puissent sembler démodés, ces appareils sont toujours un élément important de nombreuses entreprises.

Les principales fonctions d’une caisse enregistreuse traditionnelle sont d’effectuer des calculs, d’imprimer des tickets et des relevés, de fermer et d’ouvrir le tiroir-caisse et de générer des résultats. Ces appareils sont généralement très simples à utiliser, ce qui est l’une des raisons pour lesquelles ils sont encore populaires dans de nombreuses entreprises. Un autre avantage des modèles traditionnels est qu’elles sont généralement très abordables ce qui en fait une bonne option pour les entreprises disposant d’un budget limité.

Toutefois, leur utilisation présente certains inconvénients. L’un des plus importants est qu’ils ne sont pas aussi flexibles que leurs homologues électroniques. Par exemple, la plupart des caisses traditionnelles ne peuvent pas lire les codes-barres ou accepter les paiements par carte. Cela peut les rendre moins efficaces et plus longues à utiliser. Un autre inconvénient est que les modèles traditionnels ne peuvent pas être facilement connectés à d’autres appareils, tels que les ordinateurs. Cela signifie que les entreprises qui les utilisent peuvent ne pas être en mesure de tirer parti de certaines des dernières technologies.

Les systèmes tactiles informatisés

Les ordinateurs dans le système traditionnel ont donné naissance à un nouveau type de caisse fonctionnant sur ordinateur. Également appelés TPV (terminaux de point de vente), ces solutions dominent aujourd’hui le marché, avec plus de 300 logiciels différents en France.

Ils peuvent être utilisés pour transformer les ordinateurs classiques en caisses enregistreuses. Ils peuvent également être utilisés sur les écrans tactiles, les iPads et les tablettes avec la révolution mobile actuelle. Selon les fonctionnalités choisies, ils offrent un moyen plus souple et plus avancé d’encaisser en ligne et de gérer les activités, y compris les programmes de fidélité, les rapports d’activités quotidiennes, les commandes, etc.

Certains logiciels sont même livrés avec un terminal de paiement. Ils présentent de nombreux avantages, notamment la précision, la pérennité, la connaissance du client, le suivi en temps réel et la mobilité.

logiciel de caisse pour commerce

Comment faire le choix du bon logiciel de caisse ?

Pour choisir le bon système, il faut savoir que de nombreux facteurs entrent en jeu. Afin de vous assurer de prendre la meilleure décision pour votre entreprise, gardez ces éléments à l’esprit :

Une solution adaptée avec l’activité de l’entreprise

Dans le secteur de la restauration, l’efficacité est la clé du succès de ces métiers. Plus vous pouvez prendre et exécuter rapidement les commandes, plus vous pouvez servir de clients et plus vous pouvez gagner d’argent. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel qui vous permet de gérer les menus, d’imprimer des factures et de prendre plusieurs commandes à distance est si importante. Grâce à ces outils, vous pouvez rationaliser vos opérations et libérer votre personnel pour qu’il se concentre sur d’autres tâches. De plus, en prenant les commandes à distance, vous pouvez éviter les erreurs qui peuvent se produire lors de la prise de commandes par téléphone ou en personne. En conséquence, vos clients seront plus satisfaits et votre résultat net sera plus sain.

Pour les commerces tels que les épiceries, la capacité à gérer les achats et les stocks, à lire les différents codes-barres etc, est beaucoup plus importante que dans d’autres types d’entreprises. Par ailleurs, la gestion des stocks est un élément vital pour toute entreprise, mais encore plus dans une épicerie où les ventes sont généralement beaucoup plus élevées. En gardant la trace de ce qu’elles ont dans leur magasin, les épiceries peuvent s’assurer qu’elles ont toujours les produits dont leurs clients ont besoin et qu’elles ne sont pas en surstockage sur des articles qui ne se vendent pas bien. De plus, les lecteurs de codes à barres offrent une gestion facile pour aider ce genre de métier à suivre les dates d’expiration et à s’assurer que ces commerçants ne vendent pas de produits périmés.

Une utilisation simple et ergonomique

Afin d’éviter toute perte de temps, ce qui signifie en fin de compte une perte d’argent, il est important d’avoir un logiciel de caisse simple à utiliser et doté d’une interface agréable à utiliser. Ainsi, chaque nouvel employé pourra apprendre rapidement à l’utiliser sans problème majeur.

Il est aussi important que l’évolution du logiciel puisse être mis à jour. Ainsi, vous n’aurez pas à le remplacer toutes les quelques années, car la technologie évolue et progresse inévitablement. Par conséquent, lors de votre choix, pensez à garder ces deux facteurs à l’esprit. La facilité d’utilisation et la possibilité de mise à jour vous feront gagner du temps et de l’argent sur le long terme.

Un logiciel conforme avec la législation en vigueur

Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants en France sont tenues par la loi d’avoir une utilisation exclusivement assistée d’un logiciel de caisse certifié. Les magasins doivent répondre à certaines conditions en termes de sécurité, d’archivage et de conservation des données. Le respect de cette loi peut être approuvé par une attestation qui peut être fournie par l’éditeur du programme utilisé. Elle peut également être approuvée avec un certificat l’AFNOR, ou un autre organisme accrédité.

L’objectif de cette législation est de lutter contre la fraude à la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Les sociétés qui ne sont pas en conformité avec cette loi peuvent être verbalisées avec une amende pouvant s’élever jusqu’à 7.500 euros. Il est donc essentiel pour les commerces de s’assurer que leur logiciel de caisse est conforme avec la législation en vigueur pour la gestion du paiement lors des ventes.

logiciel de caisse pour restaurant

Une conception par un éditeur professionnel

La notoriété et la sérieux de l’éditeur du logiciel sont importants pour plusieurs raisons.

  • Si vous rencontrez des problèmes lors de son utilisation, vous pourrez vous tourner vers l’éditeur pour obtenir de l’aide.
  • Il est important de s’assurer que l’éditeur est basé en France (vous pouvez le vérifier en recherchant son numéro RCS ou SIRET sur infogreffe.fr). C’est important car vous voudrez vous assurer que l’éditeur est spécialisé dans le commerce de logiciels.
  • Il est également important de s’assurer que l’éditeur propose des mises à jour fréquentes du programme. C’est important car cela vous permettra de vous assurer que vous utilisez toujours sa version la plus récente.

Le prix ! Tenir compte du critère tarifaire

Il est essentiel, avant de faire votre choix définitif de logiciel de caisse, de prendre en compte le coût total de possession sur plusieurs années. Cela comprend le prix de l’abonnement, bien sûr, mais aussi la maintenance, les mises à jour, l’assistance téléphonique, etc. Assurez-vous de bien comprendre tous les coûts en jeu afin de pouvoir prendre une décision en toute connaissance de cause. La dernière chose que vous souhaitez est d’être surpris par des factures salées en cours de route, avec des frais cachés.

Est-il préférable d’acheter ou de louer votre système ?

Au moment où vous déciderez d’acheter ou de louer un système complet de caisse, vous devrez tenir compte de quelques facteurs. Le coût initial de l’achat d’un nouveau système peut être élevé, en particulier pour les systèmes traditionnels. Cependant, il est important de comparer ce coût avec les coûts à long terme de la location. La location comprend généralement des frais mensuels, ainsi que des frais supplémentaires pour le service et les réparations. Dans certains cas, il peut être plus rentable d’acheter un système directement et de le vendre lorsqu’il n’est plus nécessaire. En définitive, la meilleure décision dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise et du budget disponible.

Conclusion

Ces solutions sont un élément technologique indispensable pour les entreprises en point de vente, comme les divers magasins, commerçants, ou les métiers de la restauration. Lorsque vient le moment de choisir un logiciel de caisse, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte, comme le prix, la prise en main facile, et les solutions possibles. Dans cet article, nous avons essayé de vous aider à comprendre les différentes fonctionnalités et options existantes, cela afin que vous puissiez prendre une décision éclairée sur le meilleur système pour votre entreprise. Nous espérons que ces informations vous ont été utiles et qu’elles vous aideront à faire un choix judicieux pour votre entreprise.

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