Malgré le fait qu’elle puisse être chronophage et complexe, la gestion efficace du cycle de vie des contrats est essentielle pour le développement de l’entreprise. Il existe désormais des logiciels de Contract Lifecycle Management ou CLM qui apparaissent comme des solutions pour l’automatisation de certaines tâches de cette gestion.
Découvrez ici les diverses manières d’exploiter un logiciel CLM pour améliorer l’efficacité opérationnelle et optimiser les processus en entreprise.
Les enjeux de la gestion du CLM
Le Contract Lifecycle Management (CLM) ou gestion du cycle de vie des contrats désigne le processus de gestion des contrats, de leur création à leur archivage. Il couvre chacune des étapes entre ces deux tâches et consiste en un ensemble de pratiques qui vise leur rationalisation et leur automatisation.
La mise en place d’un système de CLM efficace porte de nombreux enjeux pour la bonne marche des activités au sein de l’entreprise. Au prime abord, elle garantit la réduction des divers risques juridiques qui entourent les contrats.
En choisissant un logiciel CLM pour sa gestion, l’entreprise simplifie la tâche aux juristes, aux commerciaux et aux financiers. Dès l’étape de la création, un management optimisé des contrats permet de mettre au point des contrats plus fiables et précis.
Il limite également les erreurs humaines qui peuvent parfois accompagner la création des contrats en les identifiant le plus tôt possible. De cette manière, plusieurs risques liés à l’organisation et à la collaboration de l’entreprise avec des tiers sont éliminés.
Un système de CLM efficace a le mérite d’être un vecteur d’amélioration de la productivité au sein de l’entreprise. En effet, plus il est performant, moins l’entreprise a à dépenser du temps et de l’argent, car il accélère les processus.
En ce sens, il est aussi commun d’observer une augmentation des revenus d’entreprise suite à une amélioration du système. Une gestion judicieuse du cycle de vie des contrats limite les pertes financières, mais permet aussi d’apporter une meilleure transparence des données.
L’entreprise a donc plus de facilité à améliorer la valeur du cycle de vie des contrats et ses retours sur investissement. D’après une étude à propos, une entreprise avec un bon système de gestion des contrats peut gagner jusqu’à 9 % en plus de son chiffre d’affaires.
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel CLM
Au vu des enjeux de taille de la bonne gestion du cycle de vie des contrats, investir dans des solutions qui vont dans ce sens est avantageux à plusieurs égards. L’investissement dans un logiciel CLM est l’une des solutions spécifiques les plus bénéfiques pour cela.
Un tel logiciel est principalement avantageux, car il permet d’automatiser une grande partie des tâches du processus de gestion des contrats. Grâce aux modèles prédéfinis, cet outil technologique donne la possibilité aux équipes en charge du CLM de gagner du temps précieux.
Elles peuvent ensuite allouer ce temps à la réalisation de tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats servent également d’outils de stockage pour les contrats créés. Tels de véritables coffres-forts, ils permettent de centraliser tous les détails et informations relatifs à chaque contrat.
Avec un logiciel CLM, il est plus facile et rapide de rechercher et d’accéder aux données liées à chaque engagement contractuel. La gestion est ainsi plus fluide et les délais peuvent être respectés plus rigoureusement, tout en évitant des pertes.
L’efficacité des équipes est drastiquement améliorée par l’utilisation d’un logiciel CRM en raison des fonctionnalités de collaboration intégrées. Les différentes parties prenantes du contrat peuvent travailler en temps réel à adapter les clauses du document.
Cette fonctionnalité de travail en simultané participe à faire gagner du temps en accélérant les processus de négociation et d’approbation des contrats.
Les fonctionnalités à rechercher pour votre logiciel CLM
Afin de tirer le meilleur parti de l’utilisation d’un logiciel CLM, il est essentiel d’en choisir un qui correspond aux besoins de votre entreprise. Pour cela, commencez par identifier les fonctionnalités principales à rechercher pour sélectionner l’outil le plus performant.
Un bon logiciel de CLM doit avant tout disposer d’une contrathèque qui se met à jour automatiquement pour ne pas perdre de données. Dans l’optique de simplifier les processus, il doit également offrir un accès à une bibliothèque de clauses et de contrats modifiables.
Les fonctionnalités de collaboration et de gestion du workflow sont tout aussi importantes pour optimiser le travail d’équipe. Si le CLM nécessite l’intervention d’acteurs externes, ces fonctionnalités doivent être entourées d’une sécurité accrue. Cela prend en compte le contrôle d’accès et le cryptage des données qui concourent à la protection des données sensibles.
Pensez à opter pour un outil qui comporte des paramètres de notifications et de rappels des échéances importantes. Cela vous permettra de ne pas rompre de termes de vos contrats et de sauvegarder la réputation de votre entreprise.
De plus, un historique de suivi des différentes versions des contrats est à rechercher pour apporter une meilleure transparence aux processus.
