Bien choisir un logiciel de facturation est un gage de tranquillité d’esprit et de professionnalisme pour votre entreprise. C’est en effet un moyen d’être mieux organisé et d’améliorer le suivi de vos ventes.
Alors, comment choisir le meilleur logiciel de facturation pour votre entreprise ?
Quels sont les différents types de logiciels de facturation disponibles sur le marché ?
Le logiciel de facturation fait désormais partie des outils incontournables de finance et de comptabilité d’une entreprise moderne. Il permet de faciliter l’émission ainsi que la gestion commerciale des factures, le tout accompagné de services annexes. On retrouve par exemple la simplification de l’édition des factures, ainsi que leur diffusion et l’archivage au sein de vos systèmes comptables.
Les offres sont très diversifiées sur le marché avec des solutions innovantes, mais le plus important est de faire le choix en fonction de vos besoins. En règle générale, les logiciels de facturation permettent d’éditer des devis et des factures automatiques en utilisant un fichier client qui regroupe l’ensemble des renseignements utiles dans vos documents. Comme on peut le constater sur fasty-invoices.com, certains logiciels proposent aussi des modèles de factures afin de vous aider à réaliser les vôtres. Un logiciel de facturation permet aussi de suivre les factures, de gérer les impayés et de faire des relances grâce à une meilleure visibilité. Il existe notamment deux types de solutions.
Le logiciel de facturation on premise
Il s’agit d’un logiciel qui est directement implanté dans le système informatique de l’entreprise. Il a l’avantage d’assurer une meilleure sécurité des données et d’utiliser un système de sauvegarde à distance. Il nécessite une mise à jour régulière, mais présente l’inconvénient de ne pas pouvoir être accessible à distance.
Le logiciel de facturation en mode SaaS
Le logiciel de facturation SaaS est une solution dématérialisée présentant l’avantage de se mettre à jour automatiquement. Il s’agit d’une solution très innovante qui améliore votre mobilité puisque vous pouvez accéder à vos données partout et depuis n’importe quel appareil mobile.
Comment déterminer le logiciel le mieux adapté aux besoins de votre entreprise ?
Avant de choisir votre logiciel de facturation, il est préférable de lister tous les besoins de votre entreprise et de déterminer les fonctionnalités qui vous semblent essentielles pour gérer vos factures. Vous pouvez décider en vous basant sur la taille de votre entreprise : si c’est une TPE ou une PME, vous pouvez opter pour une solution all-in-one (tout-en-un) pour la gestion des devis, la facturation ainsi que la comptabilité.
Si votre entreprise est de taille plus conséquente, il vaut mieux opter pour un logiciel de facturation incluant la gestion commerciale et la comptabilité. Si vous avez déjà un comptable attitré, vous n’aurez besoin que d’un logiciel de facturation aux fonctionnalités basiques.
Comment configurer et utiliser votre logiciel de facturation ?
L’utilisation optimale de votre logiciel de facturation dépend d’un bon paramétrage dès le départ. C’est la condition nécessaire pour pouvoir utiliser le logiciel pleinement et de bénéficier de ses meilleures fonctionnalités.
Les informations de l’entreprise
Il s’agit de renseigner toutes les informations essentielles au bon fonctionnement du logiciel de facturation. Pour ce faire, vous devez entrer tous les renseignements de l’entreprise exigés par la solution : le nom, la dénomination sociale, le siège social, numéro SIREN, code NAF… Il faut aussi définir les droits d’utilisateurs quand le logiciel est accessible sur internet ou installé sur le réseau et que plusieurs utilisateurs peuvent y accéder.
La gestion des comptes clients
Une fois que les informations concernant l’entreprise ont été entrées dans le logiciel de facturation, il faut insérer celles des clients. Chacun d’eux doit avoir une fiche complète avec des informations détaillées : l’identité, les coordonnées, les conditions tarifaires négociées, ainsi que les conditions de paiement applicables.
Gestion de la base d’articles
Il faut procéder à la création et importer la base de données des articles vendus par l’entreprise. Ainsi, pour chaque article, il faut spécifier la désignation, la nature, le code, la catégorie à laquelle il appartient, le prix, etc. Il faudra aussi renseigner le taux de TVA applicable, le montant de l’écotaxe, le poids, le volume, la disponibilité (tout de suite/sur commande)…
Quelques conseils pour rester organisé avec votre logiciel de facturation
Pour rester organisé avec le logiciel de facturation, une première solution consiste à en utiliser un qui possède des fonctionnalités tout-en-un. De cette façon, la solution peut à la fois prendre en charge l’intégration automatique des factures de vente dans le module comptabilité.
C’est une option moins chronophage et la marge d’erreur est réduite. Cependant, pour que cela soit possible, il faut connecter le logiciel de facturation à la solution de gestion comptable.
