Pourquoi devriez-vous utiliser la méthode du rétroplanning en gestion de projet ?
Comme son nom l’indique, ce plan de projet est construit dans l’ordre chronologique inverse à partir d’une date limite fixée. C’est particulièrement utile lorsque la date de livraison est fixée dès le départ et ne peut être déplacée !
Mais c’est loin d’être le seul avantage de cette approche. Découvrez une définition et les autres avantages du rétroplanning, ainsi que les étapes à suivre pour construire efficacement votre rétroplanning.
De plus, vous pouvez même télécharger gratuitement notre modèle de rétroplanning Excel pour construire des maintenant votre graphique !
Qu’est-ce que le rétroplanning ?
Définition
La rétro planification, également connue sous le nom de planification à rebours ou de planification inverse, implique généralement un tableau construit pendant la phase de planification du projet. À première vue, il peut ressembler à un calendrier standard, comportant des tâches et des jalons. Cependant, il diffère par la manière dont il est construit : la planification inverse est conçue à partir d’une échéance fixée. D’où le nom de planification inverse.
La planification à rebours est souvent associée à l’organisation d’événements. En effet, les organisateurs professionnels d’événements sont souvent soumis à des délais stricts et à des contraintes externes qui rendent difficile le déplacement de la date de l’événement.
Diagramme de Gantt inversé
Le planning inversé prend souvent la forme d’un diagramme de Gantt. Ce diagramme est utilisé pour obtenir une représentation visuelle des différentes étapes et phases du projet, ainsi que les dates de début et de fin de chaque tâche.
Vous pouvez voir par vous-même à quoi ressemble un diagramme de Gantt dans l’exemple ci-dessous.
Pourquoi utiliser la planification inverse ?
La planification à rebours offre de multiples avantages par rapport à une méthode de gestion de projet plus traditionnelle.
Cette méthode pourrait vous aider à :
- Éviter de manquer les échéances : planifier le processus de développement à partir de l’échéance est le meilleur moyen de respecter le délai imparti au projet. La planification à l’envers vous donne plus de visibilité sur votre progression et le temps restant, ce qui vous permet d’effectuer plus facilement la gestion des risques et d’éviter les retards et les dépassements.
- S’assurer de la faisabilité du projet : les délais imposés par le client sont-ils réalistes ? La planification à rebours vous permet d’évaluer si les objectifs sont réalisables ou non dans un temps donné. Vous pourrez ainsi réagir plus rapidement si vous pensez que vous ne pourrez pas atteindre les objectifs.
- Adaptez la durée des tâches spécifiques en fonction du temps restant : vous pouvez anticiper la marge de manœuvre disponible pour consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée. Vous pouvez également identifier les livrables sur lesquels vous pouvez vous permettre de consacrer moins de temps et d’efforts. Globalement, la planification des tâches devient plus granulaire et plus précise.
- Gérer les ressources plus efficacement : cela va de pair avec le gain de précision sur la planification des projets. En évaluant le temps alloué à chaque tâche, vous pouvez également en déduire le nombre de ressources nécessaires pour accomplir les tâches dans les délais.
La planification à rebours en 4 étapes
Étape 1 : Identifier les tâches
Tout d’abord, vous devez définir les tâches qui seront nécessaires pour mener à bien le projet, ainsi que les jalons qui marqueront l’achèvement des principaux objectifs du projet.
Pour plus de visibilité et une meilleure organisation, nous vous recommandons d’attribuer à chacune d’entre elles :
- Une lettre ou un chiffre,
- Un responsable, c’est-à-dire la personne qui sera chargée de l’accomplissement de la tâche.
Pour encore plus de précision et pour définir plus efficacement les rôles de tous les intervenants, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet agile tels que la matrice RACI pour attribuer les tâches.
Veillez à ne négliger aucune tâche ou opération dans le processus. Notez toutes les actions nécessaires à la réalisation du projet, même les tâches les plus subalternes. En effet, le rétroplanning exige une extrême précision pour respecter des délais stricts, ainsi tout oubli pourrait faire dérailler le calendrier serré.
Il est conseillé de commencer par une perspective globale et d’approfondir les détails au fur et à mesure que le processus de planification avance. En d’autres termes, commencez par identifier les tâches principales avant de les décomposer en petits morceaux et en tâches secondaires.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser la méthode WBS. Cet outil vous aide à décomposer et à organiser le travail du projet en le réduisant à des livrables plus petits sous forme de tâches. Celles-ci sont subdivisées en sous-tâches lorsque le projet nécessite une approche plus fine. Le résultat est utilisé pour créer un diagramme qui peut servir de carte mentale pour visualiser les différentes phases du projet.
Étape 2 : Estimer les durées
Une fois que tous les éléments livrables et les sous-tâches sont identifiés, vous devez estimer la durée de chaque tâche aussi précisément que possible pour construire un diagramme de rétroplanning précis. Le respect du calendrier de votre projet dépend de cette étape cruciale.
Envisagez d’utiliser l’estimation en 3 points, qui est une technique courante utilisée pour calculer la durée des tâches dans la gestion de projet. En vous basant sur les commentaires de l’équipe de projet et sur ce que vous avez appris en réalisant précédemment des projets similaires, attribuez chaque tâche :
- Une estimation dans le meilleur des cas, pour simuler une situation où tout se déroule comme prévu, sans anicroche,
- Une estimation la plus probable, pour le résultat le plus réaliste,
- Une estimation dans le pire des cas, pour tenir compte des événements imprévus, c’est-à-dire lorsque le projet est réalisé dans un environnement défavorable et dans les pires conditions.
L’estimation finale est obtenue à l’aide de la formule suivante :
Étape 3 : Organiser les tâches
L’organisation des tâches peut vous aider à révéler les dépendances des tâches. Il s’agit de tâches qui ne peuvent pas être commencées ou terminées avant qu’une autre ne soit terminée.
Cette étape s’appuie souvent sur un diagramme PERT. Cet outil est utilisé pour organiser toutes les tâches au sein d’un réseau interdépendant, révélant ainsi les dépendances et la marge disponible avant de prendre du retard.
Étape 4 : Réalisez votre rétroplanning
Le moment est enfin venu pour vous de construire votre rétroplanning.
Comme vous vous en doutez, il vous suffit de partir de l’échéance, en positionnant la dernière tâche à réaliser sur le planning le jour J, puis celle d’avant, et ainsi de suite (ou en arrière).
Dans certains cas, il se peut que vous n’ayez plus assez de place pour planifier les premières tâches. Cela signifie que la date de début idéale est déjà derrière vous : vous devez donc prendre la décision de respecter l’échéance malgré tout.
- Revoyez vos priorités ou la portée du projet,
- Ajustez le calendrier et les délais,
- Ajoutez des ressources si possible.
Dans la mesure du possible, essayez d’inclure une certaine marge de manœuvre dans vos estimations afin de pouvoir rester sur la bonne voie même si des problèmes surviennent au cours du cycle de vie du projet !
Comment faire un retroplanning sur Excel ?
Il existe différentes façons d’effectuer un rétroplanning, mais l’utilisation d’Excel est souvent la plus simple.
- Commencez par créer un tableau avec trois colonnes : “Tâche”, “Durée” et “Dépendances”.
- Dans la colonne “Tâche”, notez toutes les tâches qui doivent être accomplies pour que le projet soit mené à bien.
- Dans la colonne “Durée”, estimez le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche.
- Dans la colonne “Dépendances”, notez les tâches qui ne peuvent pas être commencées avant qu’une autre tâche ne soit terminée. Par exemple, si la tâche A ne peut pas être lancée avant que la tâche B ne soit terminée, vous écrirez “B” dans la colonne “Dépendances” pour la tâche A.
Une fois que votre tableau est complet, vous pouvez utiliser la fonction “Priorité des tâches” d’Excel pour générer une liste des tâches dans l’ordre où elles doivent être accomplies.
- Pour ce faire, cliquez sur l’onglet “Données”, puis sur le bouton “Trier et filtrer”.
- Dans le menu déroulant qui apparaît, cliquez sur “Trier”.
- Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors. Dans la colonne “Trier par”, sélectionnez “Durée”. Dans la colonne “Ordre”, sélectionnez “Ascendant”. Enfin, cliquez sur le bouton “OK”.
Vos tâches sont maintenant triées par durée, de la plus courte à la plus longue ! Vous pouvez maintenant commencer à travailler sur votre projet en fonction de ce planning.
Modèle de rétroplanning
Vous cherchez un moyen facile d’effectuer un rétroplanning sur Excel ?
Pour vous aider à planifier votre projet, Repercom met à votre disposition un modèle gratuit de rétroplanning que vous pouvez télécharger et remplir avec les détails de votre propre projet.
Vous pouvez également préférer utiliser des outils pour effectuer un rétroplanning en ligne. Cette fonctionnalité est intégrée à un certain nombre de logiciels de gestion de projet. Ils peuvent contribuer à rationaliser la plupart des processus de gestion de projet.
Avec ces outils et méthodes, vous devriez être prêt à planifier tout type de projet et à toujours fournir des résultats dans les délais et le budget impartis. Comme dernier conseil pour les projets futurs, gardez à l’esprit que la réussite d’un projet dépend des meilleurs outils, mais aussi d’une collaboration harmonieuse.
Par conséquent, vous devez réunir votre équipe et faire participer les membres de l’équipe à la phase de planification pour éviter de manquer une étape importante ou de produire des estimations de temps inexactes. Planifiez votre projet avec soin et en détail pour avoir toujours une longueur d’avance dans la gestion des risques et des retards.
